Office-Manager/in Geschäftsstelle der Abteilungsleitung Bibliotheksdienste Zentral- und Landesbibliothek Berlin Berlin Terminmanagement (Planung, Koordination, Überwachung); eigenständige schriftliche und elektronische Korrespondenz; Post- und E-Mail-Bearbeitung, Wiedervorlagen, telefonische Kommunikation, Recherchen;... die stiftung (zlb) ist die öffentliche zentralbibliothek des landes mit arischen aufgaben wir suchen ab sofort in teilzeit (195 std/wo) zunächst befristet für zwei jahre eine/n engagierte/n office-manager/in - geschäftsstelle der abteilungsleitung bibliotheksdienste - (entgeltgruppe 8 tv-l) ihr arbeitsgebiet: die geschäftsstellen der zlb sind direkt einer abteilungsleitung oder dem vorstand zugeordnet sie verantworten das professionelle office-management der jeweiligen leitung unterstützen in administrativen organisatorischen vorgängen ihre aufgaben umfassen im wesentlichen: eigenverantwortliche büroorganisation: terminmanagement (planung koordination überwachung) eigenständige schriftliche elektronische korrespondenz post- e-mail-bearbeitung wiedervorlagen telefonische kommunikation recherchen vor- nachbereiten von meetings sitzungen inkl gästebewirtung powerpoint-präsentationen sowie erstellen von tabellen organigrammen vorlagen uä anfertigen von berichten protokollen aktenvermerken elektronisches dokumentenmanagement aktenführung dienstreiseorganisation abrechnungen im rahmen der vorbereitenden buchhaltung schnittstelle unterstützung bei verwaltungsvorgängen (z b beschaffung vertragswesen rechnungsbearbeitung personalthemen fortbildungen) mitarbeit bei aufgaben dezentraler budgetierung u a belegverwaltung budgetüberwachung verwaltung von besprechungsräumen dem entsprechenden equipment sicherstellung standardisierter organisationsabläufe bzw unterstützung bei der etablierung von internen (verwaltungs-)prozessen zur optimierung der kommunikationsstruktur ihre qualifikation: berufsausbildung im bereich der bürokommunikation oder eine vergleichbare qualifikation einschlägige mehrjährige berufserfahrung im office-management fierte kenntnisse der texterfassung -verarbeitung tabellenkalkulation sicherer umgang mit ms office-anwendungen (insbes outlook word excel powerpoint) sehr gute kenntnis der deutschen rechtschreibung schreibtechnischer normen freliches souveränes auftreten kommunikationsstärke teamgeist sowie hohes persönliches engagement planungs- organisationstalent strukturierte zielorientierte arbeitsweise wünschenswert sind gute englischkenntnisse haben wir ihr interesse geweckt wir freuen uns auf ihre aussagekräftige bewerbung bis zum 30032016 unter angabe der kennziffer 06/16 personalmanagement | postfach 61 01 79 | 10922 e-mail : stellenausschreibung@zlbde informationen über die stiftung erhalten sie auf unserer homepage unter wwwzlbde hier finden sie auch die ausführliche stellenausschreibung  unter der rubrik über uns/ jobs Office-Manager/in Geschäftsstelle der Abteilungsleitung Bibliotheksdienste Terminmanagement (Planung Koordination Überwachung) eigenständige schriftliche und elektronische Korrespondenz Post- und E-Mail-Bearbeitung Wiedervorlagen telefonische Kommunikation Recherchen Berlin



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